Trong thời đại mà con người luôn luôn đối mặt với sự thiếu hụt thời gian, liệu có quy luật chung nào cho hành động của chúng ta khi phải giải quyết cùng lúc nhiều công việc để đạt kết quả chung cuộc tốt nhất?
Vĩ nhân lựa chọn ưu tiên
Hầu hết thời gian trong ngày của chúng ta là để thực hiện công việc theo tiêu chí ưu tiên: tính khẩn cấp. Đó là những công việc được xác định bởi áp lực và yêu cầu từ bên ngoài. Bạn phải thực hiện chúng ngay lập tức. Đó có thể là những cuộc điện thoại, yêu cầu cấp bách từ khách hàng hay từ cấp trên. Thế nhưng, đừng nhầm lẫn những việc này với tiêu chí ưu tiên: tính quan trọng.
Bạn có biết, mỗi sáng thức dậy, tiểu thuyết gia người Mỹ - Ernest Hemingway lại cầm bút lên và thực hiện công việc quan trọng nhất cuộc đời ông, đó là viết lách. Ông đã xếp những công việc có tính khẩn cấp sau công việc quan trọng này. Có lẽ nhờ vậy mà ông đã tạo ra một khối lượng tác phẩm phong phú trong suốt sự nghiệp cầm bút của mình, khoảng 70 truyện ngắn, 8 tiểu thuyết và nhiều tác phẩm tùy bút, hồi ký và thơ.
Ernest Hemingway.
Albert Einstein là nhà khoa học thiên tài nổi tiếng. Lúc sinh thời, rất nhiều người gửi thư hỏi ý kiến, nhờ tư vấn hay sự giúp đỡ của ông để công bố kết quả nghiên. Phân tích trên các bức thư được gửi bởi nhà khoa học thiên tài này cho thấy cách quản lý thư từ của Einstein có sự lựa chọn thứ tự ưu tiên. Trong suốt cuộc đời của mình, Einstein gửi hơn 14.500 bức thư và nhận hơn 16.000 bức. Tính trung bình có hơn một bức thư được viết mỗi ngày, kể cả cuối tuần. Cực đại xuất hiện năm 1953, hai năm trước khi ông qua đời, ông nhận 832 lá thư và hồi âm cho 476 trong số đó. Ông ưu tiên hồi âm theo tiêu chí mức độ quan trọng và gần với đề tài ông đang nghiên cứu. Nhìn tổng quát, dù cố gắng hết mức, ông chỉ có thể trả lời khoảng một nửa số thư từ gửi đến và buộc phải bỏ qua việc hồi âm một tỷ lệ lớn số thư mà ông nhận được. Khi quan hệ thư từ của Einstein bùng phát, công suất khoa học của ông giảm đi đáng kể.
Albert Einstein là nhà khoa học thiên tài nổi tiếng.
Có lẽ những nhà khoa học, các nhà sáng tạo văn học - nghệ thuật,… có được thành công vượt bậc là do chú tâm sâu sắc để thực hiện ý tưởng, niềm đam mê của mình; luôn lựa chọn những việc mình quan tâm nhất để ưu tiên thực hiện trong đời sống hàng ngày.
Còn bạn thì sao?
 | |
Giữa ngổn ngang công việc phải giải quyết hàng ngày, bạn sắp xếp công việc theo thứ tự nào? Một số người sử dụng “Danh sách việc-phải-làm” để giữ đúng kế hoạch đã vạch sẵn, còn những người khác thì hoàn toàn thoải mái giữ chúng trong đầu. Nhưng cho dù phải thực hiện loạt công việc của mình bằng cách nào đi nữa, thì bạn luôn luôn cần quyết định xem việc phải làm tiếp theo là cái gì.
|
Một khả năng thường xảy ra là thực hiện những công việc xuất hiện trước trong danh sách. Các nhân viên phục vụ quán ăn, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên thu ngân tại siêu thị... là những người luôn thực hiện theo chiến lược ưu tiên: người đến trước. Một cách lựa chọn khác thường xảy ra là làm các công việc theo thứ bậc quan trọng của chúng: bác sỹ chọn khám cho những bệnh nhân nặng hơn, nhật báo ưu tiên đưa tin “nóng”, học sinh phải làm bài tập rồi mới được đi ngủ,…, thế nhưng, đôi khi chúng ta giải quyết công việc theo cảm tính, đó là ưu tiên giải quyết công việc cho những người quen, ưu tiên công việc theo sở thích,… Lúc đó ta sẽ tập trung giải quyết công việc theo cảm nhận của riêng mình mà không dựa trên kế hoạch đã vạch sẵn. Sự chủ quan trong thứ tự ưu tiên giải quyết công việc có thể dẫn đến những sai lầm hay thất bại không đáng có.
Quyết định ưu tiên cho ai, cái gì quả thật rất khó. Tưởng tượng giữa một đêm mưa bão, bạn đang đi xe máy trên đường thì cùng lúc gặp một bà cụ đau ốm, một vị bác sĩ ân nhân và một cô gái bạn yêu thương từ lâu, cả ba đều xin đi nhờ xe. Bạn chỉ có thể chọn chở một người, bạn sẽ ưu tiên chở ai? Một sự lựa chọn có thể bao hàm nhiều sự lựa chọn trong đó, nếu được, hãy ưu tiên cho nhiều thứ nhất mà bạn có thể. Có nhiều phương án cho tình huống đi nhờ xe này, có lẽ cách tốt nhất là giao chiếc xe của bạn cho vị bác sĩ ân nhân để chở bà cụ đến bệnh viện, còn bạn thì ở lại với cô gái và đợi quá giang những chuyến xe sau. Còn cách nào tốt hơn nữa không?
Vậy đâu là quy luật chung cho thứ tự ưu tiên để đạt kết quả tốt nhất?
Quy luật cho thứ tự ưu tiên là... không có quy luật
Đôi khi, đến thiên tài cũng có những “thiếu sót” khi chọn lựa ưu tiên các việc cần làm. Mùa xuân năm 1919, Einstein nhận được một lá thư từ Kaluza, khi đó chưa có tên tuổi. Kaluza nhờ Einstein công bố nghiên cứu về vũ trụ đa chiều của mình. Nhưng sự thật là từ năm 1919 đến năm 1921, Einstein tập trung theo đuổi những ý tưởng khác mà ông gán cho chúng mức độ ưu tiên cao hơn và không để ý đến lá thư của Kaluza. Cho đến tháng 10/1921,ông mới quay lại với bài báo của Kaluza và có ý định công bố nó. Cuối cùng vũ trụ đa chiều của Kaluza đã hồi sinh trong những năm 1980 và trở thành nền tảng của lý thuyết dây. Đáng tiếc là tác giả của nó không còn sống để thấy giá trị công trình nghiên cứu của mình vì Kaluza đã tạ thế năm 1954!
Câu chuyện khác, một cuộc thi ở Pháp có câu hỏi “Nếu như cung điện Louvre không may bị cháy và bạn chỉ có thể cứu một bức danh họa duy nhất, vậy bạn sẽ chọn bức danh họa nào?”. Phần lớn mọi người đều trả lời là sẽ cứu bức Mona Lisa, một trong những bức danh họa quý nhất của bảo tàng. Thế nhưng, giải thưởng đã được trao cho nhà văn nổi tiếng - Jules Verne. Jules Verne trả lời rằng ông sẽ cứu bức tranh gần cửa thoát hiểm nhất vì theo ông trong tình huống này phải tìm cho ra cửa thoát hiểm để bản thân an toàn trước, sau đó nếu tiện tay giật được bức tranh nào thì mới cứu lấy bức tranh ấy.
Trong cuộc sống, con người luôn phải đối mặt với những sự lựa chọn. Chúng ta cần phải xác định cho mình một thứ tự ưu tiên để thực hiện. Quy luật để xếp thứ tự ưu tiên là… không có quy luật. Khi đã biết điều gì là quan trọng nhất với mình, chúng ta sẽ thoải mái hơn với những lựa chọn và bình tĩnh hơn trước những khó khăn.